Diário de bordo Excel - Planilha grátis

1. Abra a aba Diário de Bordo e comece pela primeira linha vazia entre as linhas 5 e 104.
2. Preencha apenas as células amarelas: data, responsável, veículo, placa, origem, destino, finalidade, hodômetros, abastecimento, despesas, passageiros, status e observações.
3. Use uma data no formato DD/MM/AAAA e registre um deslocamento por linha, mesmo quando ele estiver planejado ou cancelado.
4. Escolha a finalidade entre Visita a cliente, Entrega, Reunião, Serviço externo e Uso pessoal.
5. Informe os custos como números, sem digitar R$ manualmente; a planilha calcula combustível e custo total.
6. Confira a coluna Validação de quilometragem para identificar hodômetro invertido ou viagem cancelada.
7. Acesse Resumo para acompanhar indicadores, consultar uma placa, analisar custos por finalidade e conferir os três gráficos.

Registro para equipes e profissionais externos

O diário de bordo serve para o motorista que faz entregas, o representante comercial que visita clientes, o técnico que atende chamados e o freelancer que se desloca entre projetos. No começo do mês, registrar cada saída evita reconstruir a rota pela memória quando chega a hora do reembolso ou da prestação de contas.

Na aba Diário de Bordo, a imagem 1 mostra as colunas para Data, Motorista/Responsável, Veículo, Placa, Cidade de origem, Cidade de destino e Finalidade. Depois vêm os hodômetros, litros, preço por litro, pedágios, estacionamento, outros custos, passageiros, status, observações e validação.

Um exemplo de lançamento completo

Imagine uma visita de São Paulo a Campinas: hodômetro inicial de 102.350 km e final de 102.442 km geram 92 km. Com 11,5 litros a R$ 6,19, o combustível custa R$ 71,19; somando R$ 15,60 de pedágio e R$ 18,00 de estacionamento, o custo total chega a R$ 104,79.

O casal que administra um carro compartilhado também pode usar uma linha por deslocamento, distinguindo visitas de uso pessoal. Já uma pequena empresa pode manter João, Maria e Pedro no mesmo arquivo, com placas diferentes e status separados para não misturar viagem planejada com viagem concluída.

A imagem 2 apresenta o Resumo com total de viagens, quilometragem total, custo total, custo médio, média de quilômetros e percentual concluído. Assim, a conferência semanal deixa de depender de recibos espalhados no porta-luvas.

O método do registro por evento

A melhor técnica para este arquivo é registrar cada deslocamento assim que ele termina, usando o hodômetro como referência objetiva. Não agrupe três visitas em uma linha: uma viagem de 40 km e outra de 92 km precisam permanecer separadas para que custo, finalidade e responsável sejam rastreáveis.

Na prática, anote o hodômetro inicial antes de sair e o final ao estacionar. Se uma rota começou em 45.218 km e terminou em 45.246 km, a distância é 28 km. Com 4,2 litros a R$ 6,45, o combustível fica em R$ 27,09; acrescentando R$ 22,00 de estacionamento, o custo total é R$ 49,09.

Como ler os indicadores

O Resumo usa COUNTIF para contar status Concluído, SUM para somar quilômetros e custos e AVERAGE para calcular médias. O campo de consulta aplica VLOOKUP para relacionar uma placa ao motorista, enquanto SUMIF consolida quilômetros por placa e despesas por finalidade.

Minha recomendação é conferir primeiro o custo total e depois o custo médio por viagem. Para produtividade, prefiro separar Concluído de Planejado: uma rota prevista não deve inflar o resultado realizado. A imagem 2 mostra também três gráficos, incluindo custos por finalidade, quantidade por status e quilometragem por data.

Se o hodômetro final for menor que o inicial, a fórmula de validação exibe Verificar hodômetro. Corrija o lançamento na origem, em vez de apagar o alerta ou substituir a distância manualmente.

O custo de deixar lançamentos para depois

O primeiro problema costuma aparecer na sexta-feira: cinco deslocamentos ficam sem registro, dois recibos somem e o motorista tenta lembrar qual pedágio pertence a cada cliente. Se três viagens de R$ 80,00 forem esquecidas, a empresa deixa R$ 240,00 sem comprovação e o indicador de custo por rota fica distorcido.

Outro erro é digitar o hodômetro final na coluna inicial ou informar 10.235 em vez de 102.350. Uma única inversão pode criar uma distância negativa ou um salto irreal de dezenas de milhares de quilômetros. A coluna V foi preparada para avisar quando o final é menor que o inicial.

Onde a conta se perde

Também vejo combustível lançado sem litros, preço preenchido como texto ou valores com R$ digitado dentro da célula. Com 20 litros a R$ 6,20, o cálculo correto é R$ 124,00; se o valor entrar como texto, o custo automático pode deixar de refletir o abastecimento.

Marcar tudo como Concluído é outro atalho perigoso. Uma viagem cancelada de 35 km não deve entrar como deslocamento realizado, mas manter o status Cancelado preserva o histórico. No Resumo, isso altera o percentual concluído e impede que o gestor trate 9 viagens reais como 10.

A lista de finalidades também merece atenção: classificar uma entrega como uso pessoal desloca o gasto para a categoria errada. Em um mês com R$ 1.200,00 em despesas, apenas R$ 180,00 lançados no grupo incorreto já mudam a leitura sobre onde a operação está consumindo dinheiro.

O ritual depois de estacionar

Reserve cinco minutos ao finalizar cada deslocamento: abra a linha correspondente, informe o hodômetro final, litros, preço, despesas e status. Uma viagem de 92 km com quatro campos preenchidos na hora é muito mais confiável do que uma reconstrução feita 10 dias depois.

Amarre o registro a um gatilho existente, como desligar o carro ou guardar o comprovante no celular. No domingo à noite, faça uma revisão de 10 minutos: filtre a coluna Status, confira os registros Planejado e verifique se alguma linha ficou sem custo ou observação.

Três ajustes que reduzem retrabalho

• Use as listas prontas de Finalidade e Status para evitar variações como concluída, feito ou visita cliente.
• Não altere as células brancas: elas contêm fórmulas para ID, distância, combustível, custo total e validação.
• Compare o total de quilometragem do Resumo com o hodômetro do veículo ao fim de cada semana.

A aba Instruções, mostrada na imagem 3, orienta o preenchimento, o uso do hodômetro, datas, custos, status, finalidades, indicadores, consulta e gráficos. As 100 linhas estão preparadas, e os gráficos consideram esse intervalo quando novos registros são inseridos.

Se a frota passar de vários veículos, exigir anexos de notas ou precisar de lançamentos simultâneos, migre para um sistema específico. Para uma operação pequena, com até 100 registros no período controlado, manter o arquivo como ritual semanal é mais simples e transparente.